Sistem Informasi Enterprise

BAB I

PENDHULUAN

Enterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin.

Hal mendasar dari EIS adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara logikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing masing divisi. Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara logikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur.

BAB II

PEMBAHASAN

A.     Sistem Informasi Enterprise

Enterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin.

Hal mendasar dari EIS adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara logikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing masing divisi. Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara logikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur.

Untuk menjawab tantangan kebutuhan informasi dan pengambilan keputusan yang semakin butuh kecepatan dan ketepatan, Sistem informasi konvensional tampaknya belum cukup. Orang berpikir bagaimana membuat sebuah

sistem informasi dengan domain informasi seluruh bagian perusahaan, baik dalam satu lokasi maupun di lokasi yang terpisah. Hal inilah yang melatarbelakangi konsep enterprise Information System. EIS sebenarnya merupakan pengembangan dari konsep yang sudah ada yaitu Executive Information system dan DSS yang diperluas untuk domain seluruh perusahaan.

B.     KONSEP ORGANISASI DAN MANAJEMEN DI PERUSAHAAN

1.      Alasan Dibutuhkannya Manajemen Dalam Sebuah Organisasi

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:

Ø  Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

Ø  Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

Ø  Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi. Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha, biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa juga dikatakan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.

2.      Konsep Organisasi dan Manajemen Perusahaan

Keandalan suatu manajemen merupakan faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan ataupun kegagalan suatu kegiatan organisasi (proyek). Untuk mencapai sasaran manajemen yang solid, diperlukan suatu pola manajemen yang didukung oleh sejumlah personil yang berkualitas, bekerja secara teamwork, berdedikasi dan memiliki loyalitas yang tinggi terhadap misi dan visi perusahaan.

3.      Proses Manajemen dan Organisasi dalam perusahaan

•      PERENCANAAN

Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedur & program-program untuk mencapainya

•      PENGORGANISASIAN

Pengelompokan kegiatan-kegiatan yg harus dilaksanakan & menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian utk menjalankan kegiatan

•      PENYUSUNAN STAFF

     Pemilihan & pelatihan orang utk bekerja dalam organisasi

•      PENGKOORDINASIAN

       Penjadualan kegiatan-kegiatan dalam urutan yang tepat & pengkomunikasian perubahan Kebutuhan

•      PENGARAHAN

Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan & pemotivasian orang dalam organisasi

•      PENGENDALIAN

Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari rencana. Pengaturan & pembetulan kegiatan atau kebijakan-kebijakan

C.     SISTEM DAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN

1.      Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks untuk mencapai tujuan tertentu

2.      Sistem Informasi Di perusahaan

·         Sistem Informasi Perusahaan adalah suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi.

·         platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu informasi secara logical, sehingga perusahaan/organisasi mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah

3.      Penerapan sistem informasi pada perusahaan

·         Mendukung Operasi Bisnis .

·         Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.

·         Mendukung Keunggulan Strategis.

4.      Manfaat sistem informasi pada perusahaan

·         Meningkatkan Efisiensi Operasional

·         Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis

·         Membangun Sumber-sumber Informasi Strategis

D.     INFORMASI BAGI PERKEMBANGAN PERUSAHAAN

·         peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:

E.     KEUNTUNGAN PERUSAHAAN YANG MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI

Penerapan teknologi informasi pada organisasi perusahaan

•  Berkembangnya teknologi informasi berbasis komputer memudahkan organisasi melakukan aktivitas mengakses informasi dimana dan kapan saja. Dalam hubungan nya dengan aktivitas yang terjadi setiap hari pada perusahaan terutama aktivitas yang ditujukan untuk menghasilkan produk dan jasa, teknologi informasi membantu menciptakan produk yang sangat kompetitif.

•  Dengan berkembangnya Teknologi Informasi kini hampir semua aktivitas organisasi perusahaan telah menggunakan alat bantu aplikasi seperti Decision Support System, Expert System, E-mail, Voice mail ,Internet, Video Conferecing, Electronik, Meeting System, Electronic Data Interchange, Telephone Celluler, dan berbagai teknologi informasi lainnya.

F.      LANGKAH APA SAJA YANG HARUS DILAKUKAN OLEH PERUSAHAAN UNTUK KESUKSESAN PERUSAHAAN

·         Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei.  Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.

·         Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.

·         Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.

·         Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama.

G.    BAGAIMANA SISTEM INFORMASI BISA GAGAL DALAM SUATU PERUSAHAAN

·         Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Pihak eksekutif perusahaan menyerahkan seluruh penerapan sistem informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi yang baru atau mereka tidak mengerti sama sekali. Hal ini dapat menjadi faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI dalam suatu perusahaan yang besar. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini akan menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan belum dapat mengoptimalkan fungsi dan potensi SI untuk mempermudah komunikasi antar satuan kerja, transfer informasi, dan data perusahaan, serta sharing pengetahuan dan teknologi yang bertujuan untuk memajukan perusahaan.

·         Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan

Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam perusahan tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai dengan tujuan perusahaan.

·         Inkompetensi secara teknologi

Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan TI dan kurangnya inisiatif dan keaktifan SDM dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem informasi yang ada akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan di bidang TI-nya masih rendah. Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada untuk menjalankan investasi TI, padahal SDM tersebut belum mampu.

·         Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi

Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap berhasil ataupun tidak.

·         Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem

Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan.

BAB II

KESIMPULAN

Enterprise Information System (EIS) merupakan pengembangan konsep CBIS dan DSS yang dioptimasi untuk menyelesaikan permasalahan perusahaan atau organisasi secara menyeluruh, dengan batasan-batasan: corporate wide system, holistic information, business intelligent. Adapun kemampuan yang dimiliki oleh EIS yang baik, adalah : drill down path, critical success factor, status access, analisis, navigasi informasi, audio dan visual, dan komunikasi.

Sistem Informasi dapat memberikan banyak manfaat serta sangatlah penting bagi perusahaan untuk mendukung eksistensi dana pelebaran sayap suatu perusahaan di kalangan / di mata masyarakat luas.